【生活】雇佣外国员工必看！日本就业规则制定全指南

在日本雇佣外国员工，就业规则怎么定才合规？这篇指南帮你避开所有坑！

依据日本《劳动基准法》，只要是“常年雇10人及以上”的企业或个体，无论员工是日本人还是外国人，都必须制定就业规则。这不仅是员工的行为规范，更是企业的管理“护身符”。

现在外国员工在日本企业的占比越来越高，针对他们制定适配的就业规则，是企业合规、留人的关键。今天就从必要性、语言适配、内容设计等核心维度，一次性讲透。

👉 先划重点：无论企业大小，只要雇了外国员工，就业规则都得“量身定制”，套用日本员工模板极易引发纠纷！

一、雇外国员工，就业规则非定不可？

很多老板问：“我公司就5个人，还用定规则吗？”答案是：强烈建议定！

虽然《劳动基准法》只强制10人以上企业制定规则，但日本行政部门明确建议：“为保障劳动者权益，小公司也该把规则写清楚。”

对外国员工来说，书面规则更是“刚需”——他们不熟悉日本职场的“潜规则”，清晰的条款能帮他们快速明确“该做什么、能得什么”，减少沟通成本。

尤其是拿工作签证的高度专业人才，稳定的规则体系是建立信任的基础，能大大降低优秀人才的流失率。

一句话总结：不管人多人少，雇了外国员工，就必须针对性制定就业规则，这是合规和留人的双重保障。

二、语言难题：规则要用员工母语写吗？

这是最常被问到的问题，答案很简单：不用必须，但一定要让员工看懂。

《劳动基准法》没规定语言，但企业有“公示义务”——如果外国员工因语言不通看不懂规则，相当于企业没履行义务，出了纠纷企业要担责。

实操中最稳妥的办法是“日语为主，外语为辅”：

1. 用日语制定正式版本，满足行政备案需求；

2. 把核心条款翻译成员工母语，优先覆盖薪酬、工作时间、奖惩这些关键内容。

这样既合规，又能避免因语言误解引发纠纷，中小企业也能控制翻译成本。

三、核心条款设计：外国员工最关心这3点

就业规则分“法定必填”“按需填写”“自主补充”三类，针对外国员工，重点盯紧这几个核心模块：

1. 薪酬：绝对不能有国籍歧视

✅ 同一岗位，外国员工薪酬不能低于日本员工；

✅ 必须符合当地最低工资标准，这是底线；

✅ 规则里的薪酬，要和《雇佣合同书》《劳动条件通知书》完全一致！

这里划个大重点：如果实际发的工资比承诺的低，外国员工可能被认定“收入不稳定”，直接影响签证更新！企业还可能被劳动部门查岗。

2. 解雇：条款必须“一刀切”明确

外国员工不熟悉日本解雇文化，规则里必须写清：

- 什么情况会被解雇（比如连续旷工多少天）；

- 解雇前要提前通知多久；

- 经济补偿怎么算。

别用“态度不好”“违反职场礼仪”这种模糊词，越具体越能避免纠纷。

3. 岗位调动：不能影响签证

外国员工的签证和岗位绑定，随意调岗可能导致签证失效。规则里必须明确：

“岗位调动需符合在留资格要求，且与员工协商一致”。

另外，自主补充条款里可以加企业理念、人才发展路径，帮外国员工融入，增强归属感。

四、制定修改：外国员工也能当“代表”

规则不是企业单方说了算，制定或修改时，必须听“过半数代表”的意见——这个代表，外国员工也能当！

只要不是部门主管这类“管理岗”，外国员工和日本员工一样，有参选权和被选举权。

这里要注意：“听意见”不代表“要同意”，哪怕代表反对，只要企业履行了“听取程序”，规则依然有效，但要把意见材料留好，以备核查。

如果修改规则对外国员工不利（比如降福利），一定要提前想好“为什么改”，准备好合理性说明——入境管理局可能会查。

五、最后一步：公示要让所有人“看得见、看得懂”

规则定完不公示，等于没定！企业有法定公示义务，这3种方式最实用：

1. 纸质版：发员工签字确认，回执留好；

2. 线上版：传企业微信群、共享盘，方便随时查；

3. 线下版：贴在员工休息室、打卡处等显眼位置。

对外国员工，光公示还不够，最好加一场“规则讲解会”，用母语讲清条款，结合案例说明，确保他们真的理解。

结语：规则是最好的“桥梁”

随着日本少子老龄化加剧，外国劳动者已成企业发展的重要力量。一份适配的就业规则，不仅能帮企业规避合规风险，更能搭建起企业与外国员工之间的信任桥梁。

从语言适配到条款设计，从制定流程到公示落地，每一步都多替外国员工考虑一点，才能真正留住人才，实现共赢。